ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 08.10.2014 года № 72 Об утверждении инструкции по делопроизводству в Котовском сельсовете Касторенского района Курской области

 

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ КОТОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

КАСТОРЕНСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 08.10.2014 года                                № 72

с. Котовка

 

 

Об утверждении  инструкции  по

делопроизводству в Котовском

сельсовете  Касторенского района

Курской области

 

В  соответствии с;

- типовой  инструкцией по  делопроизводству  в  Федеральных   исполнительной власти, утвержденной  приказом  Федеральной   архивной  службы России от  27.11.2000 г. № 68;

- правилами делопроизводства  в  федеральных  органах исполнительной  власти, утвержденные   постановлением  Правительства  РФ от 15.06.2009 г. № 477;

- методическими рекомендациями по  разработке инструкции  по  делопроизводству  в федеральных  органах  исполнительной  власти, утвержденные   приказом  Росархива  от  23.12.2009 г. № 76;

-  «Перечнем типовых управленческих  архивных  документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов  местного  самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденной   Минкультуры   России  от 02.08.2010 г. № 558,  зарегистрированный Минюстом России от 08.09.2010 г № 18380, администрация  Котовского  сельсовета  Касторенского  района  Курской  области  ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить инструкцию по  делопроизводству  в администрации  Котовского  сельсовета  Касторенского  района  Курской  области (Прилагается).

2. Контроль  за  исполнением  постановления  оставляю  за  собой.

3.  Постановление вступает  в  силу  со дня его  подписания.

 

 

Глава  Котовского  сельсовета                                                            Л.А.Ракова

 

 

 

 

Приложение № 1

к постановлению  администрации

Котовского  сельсовета

Касторенского  района

Курской области

от 08.10.2014г.  № 72

 

 

 

 

 

Инструкция

по делопроизводству в администрации

Котовского  сельсовета  Касторенского  района Курской  области

 

 

1.Общие положения

 

1.1.  Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации   Котовского  сельсовета  Касторенского  района  Курской  области.

Инструкция разработана в соответствии с

-типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. №68;

-правилами делопроизводства  в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009г.№477;

-методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от23.12.2009г. №76;

-«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Минкультуры России от 02.08.2010г. №558, зарегистрированный Минюстом России от 08.09.2010г. №18380.

 

1.2.  Методические руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений администрации  Котовского  сельсовета  Касторенского  района  Курской  области  осуществляется заместителем главы администрации.

1.3.  Служебная информация, содержащая в подготавливаемых документах может использоваться в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с с ответствующимися документами.

1.4.  Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работники администрации обязаны передать через зам.главы администрации, ответственного за делопроизводство, находящиеся у них на исполнении документы другому сотруднику, который будет исполнять его обязанности по указанию главы.

1.5.  При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать все числящееся за ним документы по акту, который в двухдневный срок представляется заместителю главы администрации.

1.6.  Работники администрации несут ответственность за выполнение требований настоящей инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.7.  Об утрате документов немедленно докладывается заместителю главы администрации или главе администрации.

 

1. 2. Организация   работы  с  документами

 

2.1.  Различают три основных потока документации:

-          документы, поступающие из других организаций (Входящие);

-          документы, отправленные в другие организации (Исходящие)

-          документы, создаваемые в администрации и используемые работниками администрации в управленческом процессе (Внутренние)

2.2.  Документы, поступающие в администрацию, регистрируются  зам.главы администрации.

2.3.  При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложения к ним.

На поступившие документы проставляется входящий номер и дата, а после 17 часов- также и время поступления.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

На пакетах с пометкой «лично» проставляется дата поступления и входящий номер; оно не вскрывается и учитывается по реквизитам указанным в конверте.

2.4.  Заместитель главы администрации формирует папку с входящей корреспонденцией за рабочий день и в конце дня представляет главе  сельсовета  на рассмотрение.

2.5.  Поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день их получения. Указания об исполнение документа дается в форме резолюции следующего содержания:

Инициалы Ф..И. О. Исполнителя (исполнителей), содержащие поручения, срок исполнения, подпись руководителя.

2.6.  По возвращению документов от главы администрации с резолюциями, регистрационная запись документа в журнал корреспонденции дополняется содержанием резолюции и отправляется под личную подпись.

2.7.  Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их получения исполнителем. Главой могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения  (фиксируются в резолюции) или определены в самом документе.

Оперативно  с отметкой «Срочно» исполняются в трехдневный срок, с пометкой «Оперативно» в десятидневный срок.

Типовой срок исполнения документа устанавливается в один месяц.

2.8.  Заявления, обращения граждан рассматриваются в течении месяца. При необходимости срок рассмотрения может быть продлен главой поселка после мотивированной просьбы от исполнителя, но не более чем на один месяц. Уведомление автору обращения о прядке его разрешения направляется исполнителем через оформление в администрации.

2.9.  Вся исходящая корреспонденция оформляется на бланках администрации в двух экземплярах, имеет подпись исполнителя, его должность, рабочий телефон и дату исполнителя.

После подписания главой исходящий документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции (исходящий номер, дата, адресат).

2.10.        Документы с резолюцией «Для сведения» или «Для работы» изучаются и по мере необходимости сдаются на хранения в администрацию. Исполненные документы с пометкой об исполнении, номера исходящего документа и подписью исполнителя так же сдаются  в установленные сроки заместителю главы администрации, для отметки об исполнении, номера исходящего документа и подписью исполнителя так же сдаются в установленные сроки заместителю главы администрации, для отметки об исполнении, снятии с контроля и дальнейшего хранения.

2.11.         Не допускается движения документов в администрации, как входящих, исходящих, так и внутренних без регистрации в журнале учета корреспонденции.

 

3. Подготовка проектов постановлений, распоряжений   администрации  Котовского  сельсовета    Касторенского  района  Курской  области

3.1. Подготовка проектов постановлений, распоряжений   администрации осуществляется  должностным лицом в соответствии с его должностными полномочиями и поручением главы.

3.2.Оформление постановлений и распоряжений осуществляется на бланках постановлений и распоряжений   администрации.

3.3. Ответственность за качество подготовки проектов несет должностное лицо его подготовившее (исполнитель).

3.4. Проекты первоначально печатаются с пометкой «проект», на котором указывается исполнитель и дата подготовки. После согласования работниками в соответствии со сроками передаются на подпись главе.

3.5.Регистрацию подписанного главой сельсовета   проекта постановления и распоряжения проводит заместитель главы администрации. После присвоения номера и даты проекта возвращается исполнителю для дальнейшего оформления постановления или распоряжения. Заместитель главы администрации   сельсовета  под роспись знакомит всех исполнителей, указанных в оригиналах этих документов. На подпись главе предоставляется постановление и распоряжение не меньше трех экземпляров. 3.6.Приложение к проектам визируется исполнителем, а после подписания проекта все приложения оформляются визами «Утверждаю» и «Приложение»

3.7.Контроль за исполнением постановлений и распоряжений осуществляется должностным лицом, указанным в тексте.

 

4.Организация работы с договорами и соглашениями,

подлежащими подписанию главой

 

4.1. Договоры и соглашения, подлежащие подписанию главой готовятся должностным лицом в соответствии с его должностными полномочиями.

4.2. При изготовлении проекта или соглашения, обязательно указывать Ф.И.О. исполнителя, подпись и дата. Проект договора и соглашения согласовываются главой администрации поселка.

4.3. Подписанные с учетом всех мнений и соглашения регистрируются, и хранятся в отделе делопроизводства, второй экземпляр направляется другой стороне, его подписавшей.

4.4. Копия договора, соглашения направляется в структурное подразделение по направлению деятельности для принятия мер по их реализации.

 

5.Выдача справок, актов обследования, характеристик в администрации Котовского сельсовета

5.1.Выдача справок производится за подписью лица его подготовившего по направлению деятельности, которого испрашивается справка.

5.2. Справка обязательно изготавливается в двух экземплярах, регистрируется в отделе делопроизводства и второй экземпляр остается на хранение в исходящей корреспонденции.

5.3. Характеристики и акты обследования составляются должностными лицами администрации, уполномоченными главой. После соответствующей регистрации выдаются по  требованию.

5.4. На справках, характеристиках, актах, копиях и других не нормативных документах ставится печать .Печать хранится у заместителя главы администрации .

 

6. Хранение документов в администрации  Котовского  сельсовета

 

6.1.С момента заведения и передачи в архив документы хранятся по месту их обработки и формирования в администрации.

6.2. Зам. главы администрации обязан обеспечить сохранность документов и дел.

6.3. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10лет) хранения, по личному составу, хранятся в администрации в течение пяти лет, а затем передаются в архив.

6.4. Передача сотрудникам дел допускается не более одного месяца с разрешением главы сельсовета и регистрацией передачи.

 

 

СОГЛАСОВАНО

Начальником архивного отдела

Администрации Касторенского района

Курской области

_______________В.А.Плеханова